E-dekont uygulaması,7/9/1995 tarihli ve 22397 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile 08.01.1996 tarihli ve 22577 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca bankalar tarafından kâğıt ortamda düzenlenen dekontun, elektronik ortamda düzenlenmesi, muhatabına talebi doğrultusunda elektronik veya kağıt ortamda iletilebilmesi, elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilebilmesine imkan veren uygulama olarak ifade edilebilir.
Tebliğ ile düzenlenen e-dekontlar yeni bir belge türü olarak bilinse de aslında dekontlar delil niteliği taşıyan bir belge türüdür. Mali değere sahiptirler. Kağıt ortamda yer alan dekont ile aynı niteliklere sahiptir. Yalnızca e-dekont ile dekont arasındaki fark ise şu şekilde ifade edilebilir; dekont ıslak imza alındığı takdirde geçerlilik kazanır ve kurumlara ibraz edilir. E-dekont ise ıslak imza zorunluluğu yer almadan geçerliliği olarak kurumlara ibraz edilme imkanı vardır.
E-Dekont Uygulamasına Sahip Olmak İçin Gerekenler
E-dekont uygulaması, uygulanması zorunlu bir durum değildir. Uygulamaya dahil olmak isteyen bankalar için;
- Açıklanmış olan usul ve esasların uygun şekilde e-dekont düzenlenebilme için gereken hazırlıkların yapılmış olması gerekir.
- Uygulamadan yararlanma ve başvuru esasları e-dekont uygulamasına dahil olabilmek için başvuru yapılmalıdır.
Bankaların e-dekont uygulamasından yararlanması için ilk seçenek olarak “Kendi bilgi işlem sistemlerinin Başkanlık sistemlerine entegrasyonu yoluyla” ya da “Başkanlıktan izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla” olmak üzere iki yöntemden birini seçerek yararlanmak mümkündür.
Kendi Bilgi İşlem Sistemleri ile E-Dekont Sistemine Dahil Olmak
Uygulamaya “Kendi bilgi işlem sistemlerinin Başkanlık sistemlerine entegrasyonu yoluyla” dâhil olmak isteyen bankaların, Başkanlığın ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanan “E-Dekont Başvuru Kılavuzu” uygun olarak başvuru işlemlerini yerine getirmeleri zorunludur. Uygulamaya “Başkanlıktan izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla” dâhil olmak isteyen bankaların yapması gereken ise, doğrudan başkanlıktan izin almış özel entegratörlerden herhangi birine başvurarak bu mükelleflerin ayrıca başkanlığa başvuruda bulunmaları zorunlu bir şey değildir.
E-dekont uygulamasından “Kendi bilgi işlem sistemlerinin Başkanlık sistemlerine entegrasyonu” yoluyla yararlanabilmek için de başkanlığa yapılan başvurular; başkanlık tarafından mükellefe ait olan sistemin yapısı, işleyişi ile bu sistemde elektronik olarak düzenlenen e-dekont örneklerinin, bu tebliğde ve ebelge.gib.gov.tr adresinde yayınlanmış olan teknik kılavuzlarda belirlenen usul ve esaslara uygun olup olmaması değerlendirilir.
Özel Entegratör Firmalar Aracılığı ile E-Dekont Sistemine Dahil Olmak
Başkanlık gerek görmesi halinde ticari faaliyetlerini gösteren işletmeden tüm bunların haricinde ilave olarak teknik bilgi ve belge talebinde bulunabilmesi mümkündür. Başkanlıkça yapılacak olan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunan ve test süreçlerini başarılı bir şekilde tamamlayan bankalara e-dekont uygulamasından “Kendi bilgi işlem sistemlerinin Başkanlık sistemlerine entegrasyonu” yoluyla yararlanmasına ilişkin olarak izin verilir.
Ardından değerlendirme aşamasında eksiklikleri tespit edilen bankalara, söz konusu eksiklikleri gidermeleri için en çok bir yıl süre verilir. Bu süre içerisinde eksikliklerini gidemeyenlerin başvuruları reddedilir. Başvuruları reddedilen bankaların reddi izleyen 3 ay içerisinde yapacakları başvurular kabul edilmez. Bu durum, Başkanlıktan izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla e-dekont uygulamasından yararlanılmasına engel teşkil etmez. EDM bilişim olarak E-Dekont sistemine geçiş sürecinde siz müşterilerimize yol gösterici bir girizgah ile yardımcı olarak hızlı ve etkili e-dekont portalımızı kullanımınıza sunuyor olacağız.
E-Dekontta Hangi Bilgiler Bulunmalıdır?
Öncelikle kağıt ortamında yer alan dekontta bulunması zorunlu olan bilgiler ile elektronik ortamda yer alması gereken bilgiler aynıdır. E-dekontta yer alan bilgiler kare kod ya da barkod ile bulunması zorunludur. Başkanlığın ihtiyaçlarına ve isteğine bağlı olarak farklı bilgilerinde e-dekontta bulunması zorunludur. Bunun için de gereken süre en az 3 ay olarak belirlenmiştir.
E-Dekont sisteminin günümüzde bize en yakın olarak mobil veya internet bankacılığından yaptığımız ödemeler ile görünmektedir. Örneğin banka havalesi yöntemi ile mobil bankacılıktan veya internet bankacılığından bir satıcıya ödeme işlemi gerçekleştirdiğiniz zaman işlemin sonrasında karşımıza direkt olarak bir dekont beliriyor olacaktır. Bu dekont elektronik ortamlarda hazırlanmış olduğu için konuya örnek teşkil ediyor olacaktır. Genel itibari ile e-dekont üzerinde bulunması gereken bilgiler şu şekildedir;
- Göndericinin adı
- Göndericinin adresi
- Göndericinin müşteri numarası
- Alıcının adı ve adresi
- Ödemenin temelini oluşturan ödeme tutarı
- Ödemenin hangi hesaptan çekildiği
- Ödemenin hangi hesaba yapıldığı
- Gerekli banka bilgileri
- Ödemenin açıklaması
- Ödemenin türü
- İşlem tarihi ve saati
- Bankanın vergi numarası
- Bankanın vergi dairesi
E-dekont üzerinde bulunması gereken bilgiler arasında yer almaktadır.
E-Dekont Avantajları Nelerdir?
- Ortaya çıkan maliyetleri en az seviyeye indirir.
- Çalışanlardaki operasyonel iş gücü ortadan kalkarak verimli bir alan yaratılır.
- Kağıtlar yerine elektronik ortama geçmekle birlikte doğaya büyük bir destek sağlanır.
- Anında ve güvenilir şekilde fatura akışı sağlanır.
- Güvenilir saklama alanı ve online erişim imkanı sağlar.
- Tüm müşteri ve iş ortakları için imaj yükselmesini sağlar.
- Hızlı mutabakat ve nakit akışı sağlar.
- Elektronik iç ve dış denetim için uygun olan alt yapının oluşmasını sağlar.
- Uluslararası standartlara uyum imkanı sağlar.
E-Dekont, E-Kasa veya diğer elektronik uygulamalara geçiş sağlandığında firma açısından bir imaj yükselmesi olmaktadır. Elektronik sistemlere tam anlamıyla geçiş yapan bir ticari işletme iş çevresine kurumsal bir izlenim vermektedir. Böyle bir durumda da müşteri çevresine güven ortamı sağlanmaktadır.
E-Dekont sisteminin en büyük avantajı ise bazı muhasebe bazlı problemlerin önüne geçmektedir. E-Dekont sistemi ile entegre bir şekilde çalışan muhasebe sistemlerinin bazıları e-dekontlar oluşturuldukça direkt olarak yevmiye kayıtları oluşturacağından dolayı cari hesap takipleri sırasında ticari işletme büyük sorunlar yaşamayacaktır.
